Software Asset Management – Управление активами программного обеспечения
Software Asset Management (SAM) помогает управлять программным обеспечением, которое вы используете в своей работе, на всём протяжении его "жизненного цикла". То есть, буквально, от момента, когда оно вам понадобилось, до момента, когда оно вам больше не нужно. Или когда у вас закончились права на его использование. Потребность, бюджетирование, покупка, установка, обновление -- всё это части постоянно производимых операций с программами. SAM - стандартизованный подход к их выполнению.
Зачем Вам управлять программными активами?
Для начала задайте себе несколько вопросов, например, вот таких:
• В момент, когда вы в последний раз вычисляли бюджет на покупку "софта", как вы рассчитывали сумму? Итоговая сумма совпала с прогнозом? Почему?
• У вас используется бесплатное программное обеспечение? А вы действительно можете его использовать? Знаете ли вы, что ответ на этот вопрос совершенно не очевиден?
• Сколько у вас стоит условно-бесплатного программного обеспечения, и какой процент из него давно просрочен и так и не оплачен?
• Выпишите себе на листок или в файл все программные продукты, которые вы используете в работе, и которые, как вы полагаете, стоят на компьютерах в вашем офисе. Как вы думаете, вы перечислили все продукты, которые там действительно установлены? Половину? Четверть? Менее 15%? (Это не шутка!)
• Действительно ли всё, что установлено на компьютерах офиса, на самом деле используется? Можно ли было сэкономить на покупке?
• Если в определённый момент вы приобрели лицензии на всё коммерческое ПО, которое у вас есть, вы, по идее, должны быть уверены в 100% легальности и готовности к визиту милиции. Но так ли это на самом деле?
• Вы сотрудник ВУЗа, техникума, школы? Вы знаете о том, что лицензии для вас могут стоить в несколько (например, в пять) раз дешевле, чем для всех остальных?
Всего 5 шагов для наведения порядка и управления программными активами
Шаг 1: Сбор необходимой начальной информации
Этот этап носит подготовительный характер, в процессе его осуществления необходимо собрать информацию, требуемую для внедрения управления лицензиями в организации.
Информация включает в себя ответы на следующие вопросы:
1. Какое количество персональных компьютеров используется в организации, объединены ли они в сеть?
2. Какое количество серверов?
3. Какое на них установлено программное обеспечение?
4. Кто отвечает за закупку и эксплуатацию программного обеспечения?
Реализация всех этапов технологии управления лицензиями потребует определенного времени и усилий не только со стороны персонала отдела информационных технологий, руководящего состава, но и рядовых работников. Поэтому, настоятельно рекомендуется составить и разослать внутри организации разъяснительную записку относительно целей проводимой работы. Понимание необходимости данной работы всеми сотрудниками организации способно значительно сократить сроки внедрения технологии управления лицензиями в организации.
Шаг 2: Проведение инвентаризации установленного ПО
Инвентаризация проводится в ручном или автоматическом режиме. Выбор способа проведения зависит от масштабов организации и ее структуры.
После инвентаризации ПО всех компьютеров и серверов организации вся информация сводится в один отчет. Этот отчет является основой для дальнейшей работы и будет полезен на следующем шаге управления лицензиями.
Шаг 3: Сопоставление лицензий и программного обеспечения
На данном этапе производится поиск всей лицензионной документации по используемому ПО и сопоставление имеющихся лицензий и используемого ПО.
Если ваша организация располагает избыточным количеством лицензий, то вы несете лишние затраты. Соответствующие программные продукты необходимо запланировать для установки на дополнительных компьютерах так, чтобы количество лицензий было равно количеству установок.
Если в вашей организации наблюдается недостаток лицензий, то составляется список необходимых для приобретения дополнительных лицензии.
Шаг 4: Разработка стратегического подхода и практических процедур
Выбор и последующее использование надлежащих стратегий и процедур для использования программного обеспечения и его лицензирования являются важнейшей частью технологии управления лицензиями в целом.
Стандартизация используемого программного обеспечения
Одним из ключевых процессов, проводимых на этом этапе, является процесс стандартизации. Колоссальную выгоду могут получить компании, которые проведут у себя стандартизацию компьютеров и используемых программ. Например, это может выглядеть так: внутренний стандарт предприятия предусматривает «Рабочий компьютер для менеджера — тип 1», который состоит из настольного компьютера, монитора и установленного программного обеспечения. «Рабочий компьютер для менеджера — тип 2» — это ноутбук с определенными возможностями для расширения и конкретным набором программ и т. д., стандарт компьютера для руководителя, конструктора, бухгалтера, секретаря-референта.
Стратегия приобретения программного обеспечения
Иногда различные отделы организации непреднамеренно заказывают одно и то же программное обеспечение. Централизованное приобретение программного обеспечения сэкономило бы вашей организации денежные средства за счет использования скидок при лицензировании большого количества однотипных программ.
Система централизованного приобретения может помочь вашей организации в:
• упрощении поиска лицензионных документов и экономии времени за счет хранения всех лицензий и соглашений в одном месте;
• уменьшении затрат при приобретении надлежащего типа лицензии;
• эффективном размещении программных ресурсов согласования финансовой сметы на программное обеспечение с реальными нуждами;
• максимально эффективном использовании программного обеспечения за счет потенциально многократного использования или перераспределения программного обеспечения между отделами.
Контроль нового программного обеспечения
Для гарантированного включения данных о новом программном обеспечении в инвентаризационный отчет вашей организации, вам следует разработать систему действий, которые должны быть выполнены сотрудниками при поступлении нового программного продукта.
Процессом контроля программных средств часто пренебрегают, однако только указанные выше действия могут гарантировать точное ведение базы данных с информацией о ПО в вашей организации. Вы сможете гарантированно исключить финансовые потери вашей организации, связанные с приобретением уже имеющихся программных средств.
Стратегия использования программного обеспечения
Стратегия использования программного обеспечения должна включать те нормы и положения, которые приняты в вашей организации при загрузке, инсталляции и дальнейшем использовании лицензионных программных средств.
Важно, чтобы все сотрудники организации были согласны со стратегией использования программного обеспечения и четко представляли все допустимые и недопустимые действия по отношению к программным и аппаратным средствам. Таким способом вы можете исключить попадание вирусов в систему, уменьшить число обращений в службу технической поддержки, а, следовательно, обеспечить эффективное использование программного обеспечения.
Чрезвычайный план для программных средств
Важно провести анализ самых неблагоприятных сценариев. Чрезвычайный план включает те процедуры, которые будет выполнять ваша организация в случае чрезвычайной ситуации.
Шаг 5: Разработка плана управления лицензиями
Конечным этапом процесса управления лицензиями является разработка плана действий, предусматривающих дальнейшее развитие
Что мы предлагаем
Наша компания имеет в штате квалифицированных специалистов сертифированных Microsoft по направлениям "Управление программными активами" и "Лицензирование для малых и средних организаций".
Поэтому мы готовы предложить Вам весь комплекс услуг по ведрению SAM в Вашей организации.
Также мы бесплатно консультируем организации по вопросам правильного приобретения программного обеспечения и помогаем с составлением квалифицированных спецификаций.
Итоги
В результате внедрения SAM Вы сможете:
• иметь 100% уверенность в законном использовании программного обеспечения и другие преимущества использования лицензионного программного обеспечения;
• эффективно использовать ПО (правильно оценивать потребность в ПО, разумно инвестировать и повышать ROI);
• получить безопасность и стабильность ИТ;
• снизить риски ответственности за нарушение интеллектуальной собственности;
• защитить ваши инвестиции в программное обеспечение
• оценить, что у вас есть и где это работает
• разработать политики, процедуры и определить обязанности
Для получения дополнительной информации и консультаций, просим Вас обращаться в Отдел внедрений.